AI dalam Komunikasi Internal: Menggunakan ChatGPT (Memo), Canva (Infografis), dan YouTube (Pesan CEO) via Gmail.
s2tp.fip.unesa.ac.id, 8 Nopember 2025 - Komunikasi internal yang efektif adalah tulang punggung perusahaan yang sehat. Namun, secara tradisional, proses ini seringkali gagal karena pesan yang tidak jelas (memo teks yang panjang) atau tidak memiliki sentuhan humanis (pengumuman yang kaku). Kecerdasan Buatan (AI) merevolusi proses ini, mengubah komunikasi internal dari "informasi pasif" menjadi "keterlibatan aktif."
Alur kerja ini memanfaatkan ChatGPT (untuk pesan), Canva (untuk visual), YouTube (untuk video pimpinan), dan Gmail (untuk distribusi).
1. ChatGPT: Arsitek Pesan dan Penulis Memo
ChatGPT berfungsi sebagai "Pusat Komunikasi" AI yang menjamin pesan yang dihasilkan jernih, ringkas, dan konsisten dalam nada (tone).
Menulis Memo & Pengumuman: Tim HR atau Manajer menggunakan AI untuk membuat draf komunikasi.
Aksi: Prompt ChatGPT: "Tulis memo internal 3 paragraf untuk seluruh staf (via Gmail) tentang [Topik: Kebijakan 'Work From Home' yang baru]. Gunakan nada profesional, jelas, dan empatik. Jelaskan 3 aturan utamanya."
Menulis Naskah Video (Jembatan ke YouTube): AI menyusun naskah yang mudah dibacakan oleh pimpinan.
Aksi: Prompt AI: "Tulis naskah video 2 menit untuk 'Pesan CEO'. Topiknya adalah [Pencapaian Q3]. Nada harus inspiratif, berterima kasih kepada tim, dan menetapkan visi ke depan."
Meringkas Data Kompleks (Jembatan ke Canva):
Aksi: Prompt AI: "Ambil dokumen kebijakan 10 halaman ini. Ekstrak 5 poin paling penting untuk dibuatkan infografis di Canva."
2. Canva: Desainer Visual (Infografis dan Slide)
Karyawan memproses visual 60.000 kali lebih cepat daripada teks. Canva mengubah narasi (dari ChatGPT) menjadi visual yang mudah dicerna.
Infografis Kebijakan: Tim mengambil "5 poin penting" (hasil ChatGPT) dan memasukkannya ke templat "Infografis" atau "Checklist" di Canva. Dokumen kebijakan yang membosankan berubah menjadi visual 1 halaman yang menarik.
Aset Video CEO: Canva digunakan untuk membuat slide presentasi profesional (menggunakan Brand Kit perusahaan) yang akan digunakan sebagai visual pendukung untuk "Pesan CEO" di YouTube.
Branding Email: Canva membuat header email resmi di Gmail, memastikan setiap komunikasi terlihat profesional dan on-brand.
3. YouTube: Platform Pesan Pimpinan (Aspek Humanis)
Untuk pengumuman besar dan penting, video lebih efektif daripada teks. YouTube adalah platform hosting yang aman dan stabil.
Produksi: CEO merekam pesan mereka (menggunakan naskah dari ChatGPT dan slide dari Canva).
Hosting Aman (Unlisted): Video diunggah ke YouTube sebagai "Tidak Publik" (Unlisted). Ini adalah kunci keamanan: video tidak dapat dicari oleh publik, tetapi hanya karyawan yang menerima tautan (via Gmail) yang dapat menontonnya.
Fungsi: Video ini menambahkan sentuhan manusiawi, membangun kepercayaan, dan memastikan pesan penting disampaikan dengan intonasi yang tepat.
4. Gmail: Saluran Distribusi dan Orkestrasi
Gmail adalah "sistem peredaran darah" yang mengantarkan paket komunikasi berlapis ini ke seluruh organisasi.
Pengiriman Paket Komunikasi: Tim HR mengirimkan satu email (draf dari ChatGPT) yang mengintegrasikan semua aset.
Isi Email (Contoh): Email berisi tautan (link) ke Video YouTube (untuk pesan CEO), lampiran Infografis (dari Canva), dan rangkuman Memo (dari ChatGPT).
Akuntabilitas: Manajer dapat menggunakan AI (Gemini di Gmail) untuk melacak balasan dan mengirim email follow-up otomatis ke mereka yang belum membuka atau menonton video pelatihan.
Kesimpulan
Alur kerja komunikasi internal berbasis AI ini menyelesaikan masalah utama efisiensi dan keterlibatan. ChatGPT bertindak sebagai penulis dan perancang pesan. Canva bertindak sebagai desainer visual yang membuat informasi mudah dicerna. YouTube menyediakan platform humanis untuk kepemimpinan. Dan Gmail bertindak sebagai saluran distribusi yang efisien. Sinergi ini mengotomatisasi pekerjaan administratif, memastikan pesan kritis sampai kepada karyawan dengan kejelasan dan dampak maksimal.
